Spotkania w dobie koronawirusa. Wideokonferencje odpowiedzią na utrudnienia towarzyskie i biznesowe

Koronawirus zupełnie odmienił funkcjonowanie wielu firm, a także sposób, w jaki kontaktujemy się z rodziną czy znajomymi. Zagrożenie epidemiologiczne związane z rozprzestrzenianiem się COVID-19 sprawiło, że dotychczasowe sposoby przekazywania informacji i pracy w niewielkich grupach musiały zostać zastąpione łącznością zdalną, najczęściej za pomocą popularnych komunikatorów internetowych lub oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia wideokonferencji. Podobne narzędzia są używane w życiu towarzyskim czy podczas kontaktów z rodziną i znajomymi. Choć w tym przypadku korzystanie ze systemu do wideokonferencji jest związane z większymi ograniczeniami – bardziej odczuwamy brak fizycznego kontaktu czy możliwości zamienienia kilku słów wyłącznie z wybraną osobą – metoda ta jest bardzo popularna, a w „czasach zarazy” staje się jedyną możliwą.

 

Koronawirus a funkcjonowanie firm

 

Epidemia COVID-19 okazała się poważnym wyzwaniem nie tylko dla służb zajmujących się ochroną zdrowia czy zapewnianiem funkcjonowania całej niezbędnej infrastruktury, ale także dla niemal wszystkich firm. Tak popularne do tej pory biura typu open space okazały się doskonałymi miejscami do rozprzestrzeniania się koronawirusa, czemu sprzyja gromadzenie się dużej liczby osób w zamkniętym pomieszczeniu, które w dodatku przebywają w swoim towarzystwie przez wiele godzin, często siedząc bardzo blisko siebie. Równie niebezpieczne stają się powszechnie wykorzystywane do zbierania się różnych zespołów sale i salki konferencyjne. Tu sytuacja jest niejednokrotnie jeszcze gorsza, ponieważ siedzący znajdują się jeszcze bliżej siebie, zwykle siedząc po przeciwnych stronach stołu.

 

Rozwiązaniem wielu problemów związanych z koronawirusem okazało się zachowywanie odpowiedniego dystansu społecznego i noszenie maseczek filtrujących. Z jednej strony zmniejszają one „zasięg”, w jakim rozprzestrzenia się wirus od nosiciela, z drugiej – o ile są potwierdzone odpowiedniej klasy atestem i prawidłowo noszone – odsiewają znaczną ilość kropelek pary wodnej, wraz z którymi roznosi się wirus. Tego rodzaju zabezpieczenia zmniejszają ryzyko zachorowania, ale nie znoszą go zupełnie. Sytuacja, w której całe kierownictwo firmy, menadżerowie konkretnego działu czy kluczowe osoby zaangażowane w jakiś projekt spotykają się w sali konferencyjnej i ulegają zakażeniu, oznacza dla firmy nie tylko katastrofę wizerunkową, ale także poważną przeszkodę w działaniu, a nierzadko straty finansowe i całkowitą dezorganizację pracy oraz fiasko przygotowywanych planów czy wdrażanych akurat zmian.

 

Metodą, która pozwala w takiej sytuacji na znaczne ograniczenie ryzyka, jest praca zdalna oraz urządzanie spotkań w formie wideokonferencji. Choć poszczególni pracownicy nadal są narażeni na zachorowanie, przebywając w miejscu zamieszkania, robiąc zakupy czy nawet spotykając się towarzysko z innymi ludźmi, to dotyczy to pojedynczych osób, dla których łatwiej znaleźć ewentualne zastępstwo.

 

Podobne rozwiązania pozwalają na kontynuowanie spotkań rodzinnych, także z osobami, które są w grupie podwyższonego ryzyka i nie powinny być odwiedzane. Połączenia zdalne są też sposobem na kontaktowanie się ze wszystkimi, którzy przebywają na kwarantannie, a także z osobami, które z powodu wirusa znalazły się w szpitalu i nie mogą być odwiedzane.

 

Zdalna komunikacja biznesowa w dobie COVID-19

 

Choć wciąż zmieniają się warunki, w jakich funkcjonujemy – nie tylko za sprawą koronawirusa, ale też zmian technologicznych czy innych form pracy – człowiek pozostaje istotą społeczną, a kontakty z innymi ludźmi i możliwość spotkania „twarzą w twarz” są najbardziej preferowanym sposobem komunikacji. Rozwijane od dawna technologie prowadzenia spotkań „na odległość” w formie wideokonferencji w dobie COVID-19 stały się koniecznością. W sukurs przychodzi tu dostosowana do potrzeb technologia – każdy smartfon czy laptop ma wbudowaną kamerę oraz możliwość połączenia z Internetem za pośrednictwem łącza stacjonarnego lub sieci komórkowej. Istnieje też cała plejada aplikacji umożliwiających łączenie się z wybranymi osobami lub większymi grupami. Organizowanie telekonferencji za pośrednictwem ogólnodostępnych rozwiązań ma jednak sporo wad.

 

Problemem bywa posiadany przez uczestników sprzęt oraz warunki, w jakich odbywa się połączenie. Najwięcej problemów sprawiają niezbyt wysokiej jakości mikrofony, mające trudności z wyławianiem odpowiednich dźwięków, zwłaszcza jeśli w pomieszczeniu panuje nieco wyższy hałas. Nie zawsze dobrze funkcjonują też popularne kamery, a obraz wyświetlany na ekranach, szczególnie w przypadku rozmowy z kilkoma lub kilkunastoma osobami, nie jest zbyt czytelny, co utrudnia identyfikację osoby, która zabiera głos, nawet jeżeli wykorzystywana aplikacja będzie w tym pomagała.

 

Wielkim wyzwaniem jest też poufność prowadzonych rozmów. Licencje, których udzielają producenci darmowego oprogramowania, często dają im dostęp do wszystkich przesyłanych informacji, co naraża tajemnice firmy na ujawnienie. Z korzystaniem z popularnych komunikatorów i darmowego oprogramowania wiążą się też kwestie prawne. W wielu przypadkach używanie konkretnych aplikacji do celów komercyjnych wymaga wykupienia odpowiednich licencji, co bywa kosztowne, a nie zawsze znosi ograniczenia obowiązujące przy wersjach darmowych – zwłaszcza jeśli chodzi o dostęp do przesyłanych danych. Dyskusyjny bywa również poziom ochrony danych osobowych pracowników, którzy uczestniczą w takich rozmowach. Warto pamiętać, że danymi osobowymi jest nie tylko imię i nazwisko, ale również wizerunek, a często także informacje, które mogą być ujawniane w trakcie rozmowy. Problemem bywa też możliwość podszycia się pod konkretnych uczestników w ramach szpiegostwa przemysłowego.

 

Większość problemów związanych z organizowaniem telekonferencji można rozwiązać, korzystając z usług firm, które zapewniają odpowiedni sprzęt do wideokonferencji – mikrofony, kamery, przygotowanie odpowiedniego studia, przydatnego w przypadku prowadzenia zdalnych szkoleń i prezentacji wraz ze stosownym wygłuszeniem, a także oprogramowanie gwarantujące poufność i pełną kontrolę nad przekazywanymi treściami.

Wróć